Čas čítania cca 7 minút. Zadanie externého projektu Zmluva o dielo. Článok plný praktických rád a skúsenosti s využívaním Zmluvy o dielo z hľadiska profesionálneho riadenia projektov.

„Dobrá zmluva – základ fungujúcich vzťahov.“

PROJEKT je súbor činností, ktoré prebiehajú s cieľom dodania súboru dohodnutých výstupov v stanovenom čase a s vyčlenenými prostriedkami. (IPMA SPS3)

PROJEKT je jedinečné, dočasné, viacodborové a organizačné úsilie na vytvorenie dohodnutých výstupov v rámci stanovených požiadaviek a obmedzení. (IPMA SPS4)

Projekty sú dočasné a jedinečné a v daných podmienkach sa už neopakujú. Preto je s realizáciou projektov vždy spojená neistota a riziko.

Projekty sú:

• nástrojom RIADENIA ZMENY do vnútra organizácie – vnútorné (interné) projekty,
• nástrojom REALIZÁCIE ZÁKAZIEK pre zákazníka – vonkajšie (externé) projekty.

 Zadanie interných projektov je vykonávané ústne alebo písomne, formou preddefinovaných formulárov Zadanie projektu. Pozri napríklad Logický rámec alebo Canvas.

Zadanie externých projektov (zákaziek) je zvyčajne formou písomnej Objednávky alebo Zmluvy o dielo. Ústna forma zadania externého projektu sa rozhodne neodporúča, pretože je zdrojom problémov, nedorozumení a rozdielneho chápania očakávaní pri vlastnej realizácii projektu.

Tento článok ďalej popisuje Zadanie externého projektu formou Zmluvy o dielo. Článok je doplnený o praktické rady a skúsenosti autora s využitím Zmluvy o dielo z hľadiska profesionálneho riadenia projektov.

Zmluva o dielo je DOHODA medzi tým, kto projekt financuje (Objednávateľ) a medzi tým, kto projekt bude realizovať a dodá dielo (Zhotoviteľ). Zhotoviteľ diela môže byť externá fyzická osoba (človek) či právnicky osoba (firma).

Všeobecne platí, že Zadanie projektu (teda aj Zmluvy o dielo) má popisovať všetky prvky projektového trojuholníka a ďalšie potrebné informácie (viacej o projektovom trojuholníku v bezplatnom eBooku, voľne stiahnuteľný na www.ptbok.com).

Zákon  Zmluvu o dielo zaraďuje medzi obchodné zmluvy a preto sa uzatvára na základe Obchodného zákonníka. Zmluvné strany sa v nej dohodnú na presných podmienkach zhotovenia diela (kvalita a termín), jeho odovzdaní a následne na zaplatení dojednanej ceny za dielo. Zmluva o dielo sa môže využívať na rôzne účely, napríklad na montáž, dopravu, servis zariadenia, dodanie predmetu, na realizáciu prác, stavebného diela a podobne. (upravené podľa 1)

Zmluva o dielo slúži najmä na presné vymedzenie projektového trojuholníka. To znamená, že zmluva definuje:

• ROZSAH (PREDMET),
• ČAS,
• PROSTRIEDKY.

Zjednodušene povedané, v Zmluve o dielo je písomne dohodnuté:

• ČO má byť urobené a v akej kvalite,
• KEDY to má byť urobené,
• ZA KOĽKO to má byť urobené.

Pred uzatvorením si ujasnite:

• ČO má byť urobené a v akej kvalite,
• KEDY to má byť urobené,
• ZA KOĽKO to má byť urobené

Poznámka:

Kvalita produktu projektu je stupeň splnenia požiadaviek (očakávaní) odsúhlasených predstaviteľmi zúčastnených strán na používateľské a technické vlastnosti výstupov projektu (v dokumente Špecifikácia výstupov).

Ak nemáte vlastný (firemný) štandard Zmluvy o dielo, využite vzory publikované na internete, napríklad:

• tlaciva-online.sk/tlacivo-vzor/zmluva-o-dielo/
• vzory-zmluv-zadarmo.sk/obchodne-zmluvy/typy-obchodnych-zmluv/zmluva-o-dielo/

Zmluvu urobte stručnú a prehľadnú. Detaily ako špecifikácia, rozpočet a iné uvádzajte v prílohách – jednoduchšie sa menia v prípade potreby.

Čo je to vyvážená zmluva?

Vyváženosť zmluvy znamená „rovnaký meter“ pre obe zmluvné strany. Poznáte ju podľa toho, či obsahuje primerané práva a povinnosti oboch zmluvných strán, vrátane sankcií za neplnenie povinností pre obe zmluvné strany. Sankcie pre Zhotoviteľa za nedodržanie termínov či kvality. Sankcie pre Objednávateľa za omeškanie platieb za prevzaté časti diela a podobne.

Opakom vyváženej zmluvy je zmluva diskriminačná. Poznáte ju podľa toho, že Zhotoviteľovi striktne ukladá povinnosť plniť obsah, no druhá zmluvná strana – Objednávateľ má svoje povinnosti definované jednostranne výhodne (napr. určuje veľmi dlhé doby splatnosti 120 či 180 dní, alebo neurčuje sankcie ak nezaplatí v dohodnutom čase).

„Projekt nie je možné zrealizovať zároveň kvalitne – rýchlo – a lacno.“

Múdrosť skúsených projektových manažérov

1. POUČENIE

Pretože pri riadení projektu je zvyčajne najmenej jeden prvok projektového trojuholníka konštantný (ROZSAH – ČAS – PROSTRIEDKY), je aj v zákazke (v Zmluve o dielo) najmenej jeden prvok projektového trojuholníka konštantný.

Predstavy investora (Objednávateľa) sú, že dielo bude dodané v požadovanej kvalite, dohodnutom čase a rozpočte. No pri zmenách v projekte (ktoré veľmi pravdepodobne prídu, pretože projekt bez zmien neexistuje), je potrebné preveriť ktorý z prvkov projektového trojuholníka je pre Objednávateľa konštantný a rozhodujúci pre úspech projektu.

Zhotoviteľ si musí ujasniť s Objednávateľom, ktorý prvok projektového trojuholníka je konštantný. Tým je možné predchádzať problémom a neúspechu.

2. POUČENIE

Projekty (a teda aj externé zákazky) sú jedinečné a unikátne a preto je ich realizácia spojená s neistotou. Tá sa premieta do negatívnych rizík (hrozieb) a niekedy naopak do pozitívnych príležitostí. Buďte pripravení, že v zákazke vzniknú zmeny a pripravte sa na ich riadenie (bližšie popísané v knihe PROJEKTOVÉ MYSLENIE). Ujasnite si pred zákazkou proces riadenia zmien, riadenia prác navyše a podobne.

3. POUČENIE

Čo je asi najdôležitejšie v každom projekte? KOMUNIKOVAŤ – KOMUNIKOVAŤ – KOMUNIKOVAŤ. To platí aj pri riadení externej zákazky podľa zmluvy. Nie všetko sa dá do zmluvy napísať a priebežná komunikácia je predpokladom spokojnosti.

4. POUČENIE

Ak nie je Objednávateľ odborník na dielo, ktoré bude dodávané, je vhodné zaplatiť si služby experta. Táto investícia sa naozaj oplatí. Príkladom pri stavbe rodinného domu je „stavebný dozor“, iba ak je nezávislý od stavebnej firmy. Je Vami platený a pracuje pre Vás (Objednávateľa). Kontroluje technické postupy, výkazy prác, faktúry a pomáha Vám preberať výstupy projektu. Z vlastnej skúsenosti rozhodne odporúčam.

5. POUČENIE

Úspech projektu – zákazky. Nezabúdajte, že Zhotoviteľ zodpovedá za to, že dodá dohodnuté dielo v požadovanej kvalite, dohodnutom čase a za odsúhlasenú cenu. No nenesie už zodpovednosť za to, že dielo prinesie Objednávateľovi očakávaný osoh – prínos. Na overenie očakávaných prínosov slúži Štúdia uskutočniteľnosti, ktorú je potrebné vykonať pred spustením projektu – teda pred uzatvorením zmluvy. Za to, že projekt/zákazka prinesie dlhodobé prínosy nesie zodpovednosť Objednávateľ (Investor, alebo ním poverená osoba Zadávateľ projektu).

Inými slovami – Objednávateľ nesie zodpovednosť za to, že uvoľní prostriedky na projekt, ktorý vyrieši jeho potrebu. Zhotoviteľ nesie zodpovednosť za to, že projekt/zákazku zrealizuje podľa zadania (podľa zmluvy o dielo). Viac pozri v knihe (3).

Nevymýšlajte vymyslené. Inšpirujte sa a učte sa od skúsenejších. Ušetrí Vám to čas a peniaze. Veľa úspešných projektov priatelia...

Autor

Zavolajte alebo napíšte.
Rád Vám odpoviem na Vaše otázky a odovzdám svoje skúsenosti...