Smlouvy na projektové dodávky

Autor: Jan Beneš, PMP, tel: +420 799 508 428, EuroPM s.r.o., Česká republika, jan.benes@europm.com

Obsah

1. Vztah řízení projektů a nákupních smluv

2. Typy smluv

3. Doporučené součásti smlouvy

4. Časté problémy a doporučené řešení

Jednotlivé aktivity a subdodávky v projektech jsou prováděny buď interními zaměstnanci, nebo externími stranami – dodavateli. Zatímco zaměstnanci mají stanoveno v zaměstnanecké smlouvě, jak mají pracovat a jak jsou odměňováni, u dodavatelů je nutné tyto podmínky dohodnout – s pomocí SMLOUVY.

Vztahy s dodavateli v průběhu projektu

Při plánování projektů:

• rozhodnutí co se bude nakupovat,
• nastavení pravidel pro nákup,
• zahrnutí subdodávek a pravidel pro jejich získávání do projektového plánu a schválení.

Při realizaci projektů:

• provádění opravných a nápravných opatření,
• komunikace s dodavatelem, ověřování dodávek.

Při monitorování a kontrole projektů:

• měření výkonnosti dodavatelů – porovnávání skutečných a plánovaných nákladů, termínů a kvality,
• rozhodování, zda odchylky vyžadují formální změny nebo nápravná opatření,
• doporučování změn, nápravných a preventivních opatření, oprav chyb,
• správa smluv.

Při uzavírání projektů:

• ověřování, zda dodávka proběhla dle dohodnutých podmínek,
• dokončení smluv,
• získání formální akceptace dodávky,
• založení záznamů, vyhodnocení („Lessons learned“).

(použity anglické zkratky)

2.1 Úhrada nákladů (CR – Cost Reimbursable)

Jsou uhrazeny náklady dodavatele, plus další částka. Velmi rizikové pro nakupujícího, protože není známa konečná částka. Používáno kdy že nakupující ví, jaká je potřeba spíše než co je nutné udělat. Prodávající definuje obsah dodávky. Typické příklady – výzkum, IT projekty se špatně definovatelným obsahem prací.

Formy:

a) Náklady plus pevná odměna (CPFF – Cost Plus Fixed Fee);
b) Náklady plus pobídková odměna (CPIF – Cost Plus Incentive Fee);
c) Náklady plus odměna (CPAF – Cost Plus Award Fee).

a) Náklady plus pevná odměna (CPFF – Cost Plus Fixed Fee)

Nejčastější forma smlouvy typu CR. Nakupující hradí všechny náklady a odměna pro dodavatele je pevně daná. Tímto se udržují náklady na „normální“ úrovni, neboť jejich překročení negeneruje další zisk pro dodavatele. Odměna se mění pouze podle schválených požadavků na změny.

b) Náklady plus pobídková odměna (CPIF – Cost Plus Incentive Fee)

Tento typ smlouvy hradí dodavateli náklady a pevnou dohodnutou odměnu. Navíc hradí speciální odměnu za překročení dohodnutých výkonnostních parametrů.

c) Náklady plus odměna (CPAF – Cost Plus Award Fee)

Na základě smlouvy se hradí náklady a část bonusu závisejícího na výkonnosti. Velmi podobné CPIF, ale výše odměny závisí na úrovni překročení parametrů. Může například obdržet speciální bonus za každý týden, o který dokončí projekt dříve. Nebo při nevyužití plánovaných nákladů může obdržet část úspory. 

Typ smlouvy, který by měl být použit pro menší částky. Založen na účtování dle odpracovaných hodin nebo dnů. Nakupující podstupuje střední riziko, neboť smlouva je typicky na menší objemy a časové úseky.

2.3 Pevná cena (FP – Fixed price)

Nejčastější typ smlouvy. Cena je dohodnutá předem za celou dodávku. Nakupující podstupuje nejmenší riziko, avšak za podmínky že ví přesně co chce – riziko zvýšení ceny nese prodávající. Při tomto smluvním vztahu by měl prodávající dávat velký pozor na definici toho co se od něj žádá a jak budou provedeny příslušné dodavatelské aktivity. Nejlépe je použít tento typ smlouvy pokud nakupující dokáže přesně definovat co od prodávajícího požaduje.

Formy:

a) Pevná cena plus pobídková odměna (FPIF – Fixed Price Incentive Fee)
b) Pevná cena s ekonomickým dorovnáním (FPEPA – Fixed Price Economic Price Adjustment)

a) Pevná cena plus pobídková odměna (FPIF – Fixed Price Incentive Fee)

K pevné ceně dostane dodavatel předem dohodnutou odměnu za překročení některých výkonnostních podmínek.

b) Pevná cena s ekonomickým dorovnáním (FPEPA – Fixed Price Economic Price Adjustment)

Smlouva, která umožňuje zvyšování ceny, pokud dodávka trvá několik let – například podle inflace, kursu měny apod.

2.4 Objednávka

Nejjednodušší typ smlouvy. Smlouva unilaterální – typicky podepsaná pouze jednou stranou. Používaná pro jednoduché komoditní nákupy. Objednávka se stává smlouvou v okamžiku, kdy je akceptována aktem (například dodávající zašle zboží), nebo podepsáním od dodavatele – vyjádřením přijetí a akceptace.

2.5 Smlouvy seřazené podle velikosti rizika

Pro prodávajícího vzestupné (zdola - nahoru), pro nakupujícího sestupné (shora - dolů):

• Náklady plus pevná odměna (CPFF – Cost Plus Fixed Fee)
• Náklady plus odměna (CPAF – Cost Plus Award Fee)
• Náklady plus pobídková odměna (CPIF – Cost Plus Incentive Fee)
• Time and Material (T&M)
• Pevná cena s ekonomickým dorovnáním (FPEPA – Fixed Price Economic Price Adjustment)
• Pevná cena plus pobídková odměna (FPIF – Fixed Price Incentive Fee)
• Pevná cena (FP – Fixed Price)

Každá smlouva je určitým způsobem specifická a některé z následujících náležitostí se na ní nemusí vztahovat, nebo naopak může vyžadovat určitá neobvyklá ustanovení. Toto je výčet těch obvyklých:

• Akceptace
• Zástupci stran
• Druh práva
• Arbitráž
• Postoupení práv a závazků třetím stranám
• Odpovědnosti klíčových osob
• Zajištění, platební záruky apod.
• Porušení smlouvy
• Změny
• Utajení
• Dodržování norem
• V jakém jazyce bude dokumentace provázející dílo?
• Vyšší moc
• Pobídky
• Odpovědnost
• Inspekce
• Předmět autorského práva
• Fakturace
• Převod znalostí a školení
• Omezení škod
• Manažerské požadavky
• Zrušení smlouvy
• Nabídka zaměstnání pro personál protistrany
• Vyloučení konkurence
• Upomínky
• Vlastnictví
• Platby
• Reference
• Proplácení neplánovaných nákladů
• Informace o rizicích
• Vykazování a hlášení
• Rozhodování a eskalační postup
• Zdroje
• Zádržné
• Obsah dodávky
• Rozdělení smlouvy
• Přístup na místo provádění projektu
• Předčasné ukončení
• Třetí strany
• Zpoždění
• Záruky

Pokud některé ustanovení ve smlouvě není, je třeba zhodnotit riziko plynoucí z tohoto ustanovení a případně toto riziko kvantifikovat a vyhodnotit jeho dopad na cenu ve smlouvě.

a) Dohadování o tom, zda je dodáno to, co bylo objednáno

Je to častý jev – vychází z charakteristiky projektu jako souboru nejistých aktivit. Vede ke sporům o to, zda určitá část nebo funkce dodávky má být součástí smlouvy nebo ne.

Řešení: Co nejpřesněji definovat obsah dodávky (v souladu s cenou – námaha na definici by neměla být příliš vysoká ve srovnání s vlastní dodávkou). Zvážit možnost provést nejprve placenou analýzu, jejímž výsledkem bude přesná definice dodávky.

b) Nedefinovaná pravidla pro pokračování dalších dodávek

Dodavatel získává velmi dobrá znalosti o předmětu dodávky a může toho využívat pro navyšování ceny pro pokračující projekty, změny, podporu apod.

Řešení: Definovat rámcové podmínky pro případné další smlouvy (ceny za manday apod.)

c) Dodavatel nabídne příliš nízkou cenu

Důvod: vlastní nezkušenost, zanedbání plánování, výhra nad konkurencí apod.

Řešení: Stanovit podrobně podmínky pro zvyšování ceny, oceňování změn a následující projekty.

Potrebujete sa poradiť?

Zavolajte alebo napíšte.
Rád Vám odpoviem na Vaše otázky a odovzdám svoje skúsenosti...

Hľadáte RÝCHLE riešenie?
Odporúčame anglicko-slovenskú knihu Projektové myslenie (PTBOK Guide) 
alebo audio-video tréning Projektový manažér za 10 dní.

Hľadáte KOMPLEXNÉ a TRVÁCNE riešenie?
Odporúčame manažérsky tréningový program Akadémia projektového manažmentu.

Hľadáte INÉ riešenie?
Kontaktujte nás, poradíme Vám:
vsetecka@garantpp.sk
+421 905 800 995